Decyzja o zmianie biura księgowego zapada najczęściej wtedy, gdy zawodzi komunikacja, rośnie liczba korekt lub koszty przestają być przewidywalne. Migracja w połowie roku czy nawet miesiąca jest możliwa – wymaga jednak planu, pilnowania terminów i kompletnej dokumentacji. Odpowiednio przeprowadzony transfer sprawia, że rozliczenia odbywają się bez przerw, a ryzyka związane z JPK, VAT i ZUS są ograniczone do minimum.
Kiedy i dlaczego warto zmienić biuro?
Sygnałem ostrzegawczym jest brak dedykowanego opiekuna, długie czasy odpowiedzi, nieczytelne raporty lub konieczność częstych korekt deklaracji. Ważnym motywem jest także zmiana skali działalności – przy wzroście sprzedaży czy zatrudnienia dotychczasowe procedury mogą przestać nadążać za biznesem.
Terminy i formalności – co trzeba przygotować
Zacznij od weryfikacji okresu wypowiedzenia. Zapewnij ciągłość wysyłek JPK i deklaracji ZUS w okresie przejściowym. Nowemu biuru udziel pełnomocnictw (UPL‑1, ZUS PEL), przekaż rejestry VAT z potwierdzeniami wysyłek, plan kont, politykę rachunkowości, KPiR lub księgi handlowe, ewidencję środków trwałych i amortyzacji. Jeżeli zatrudniasz – dołącz listy płac, akta osobowe i dokumenty PPK.
Checklista dokumentów do przekazania
- ewidencje VAT/JPK i potwierdzenia wysyłek,
- KPiR/pełne księgi oraz zestawienia obrotów i sald,
- rejestry i historia amortyzacji,
- umowy, listy płac, akta osobowe,
- wyciągi bankowe i rozrachunki,
- korespondencja z US/ZUS,
- rejestr spraw otwartych i korekt.
Kompletny zestaw dokumentów pozwala uniknąć „białych plam” w rozliczeniach i skraca czas wdrożenia.
Onboarding w nowym biurze w Piasecznie
Proces zaczynamy od mini‑audytu, porównania JPK i bilansu otwarcia, a następnie uzgadniamy harmonogram obiegu dokumentów oraz sposób raportowania (VAT, należności, zobowiązania, koszty). Przejmujemy kontakt z poprzednim biurem oraz – po pełnomocnictwach – z US i ZUS. Dzięki temu przedsiębiorca nie traci czasu na koordynację szczegółów.
Minimalizacja ryzyka i płynny start
Kluczem są jasne odpowiedzialności i kalendarz terminów. Braki w dokumentacji uzupełniamy wprost u źródła (bank, kontrahenci), a błędy korygujemy bez opóźniania bieżących rozliczeń. Po pierwszym miesiącu wdrożenia proponujemy krótkie spotkanie podsumowujące: raport otwarcia, listę usprawnień i propozycję stałego SLA.